Jak obliczać zasiłek chorobowy, macierzyński i opiekuńczy

Niniejszy artykuł w przyswajalny sposób wskazuje krok po kroku jak obliczać zasiłek chorobowy, macierzyński i opiekuńczy. Wyliczanie świadczenia chorobowego można podzielić na następujące etapy:

ustalenie podstawy świadczenia z poszczególnych miesięcy;
podzielenie sumy podstaw przez liczbę miesięcy, które uwzględniono przy obliczaniu świadczenia chorobowego;
wyliczenie odpowiedniej stawki procentowej świadczenia z przeciętnej podstawy;
podzielenie skalkulowanej w powyższy sposób kwoty przez 30 (niezależnie od liczby dni w miesiącu);
pomnożenie wyliczonej w punkcie 4 dniówki przez liczbę dni, za które należne jest świadczenie chorobowe.

Ustalenie jakie składniki powinny stanowić podstawę świadczeń z ubezpieczenia społecznego

Do podstawy świadczeń chorobowych wliczamy, otrzymane od pracodawcy w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, wynagrodzenie pomniejszone o składki społeczne finansowane przez pracownika, osiągnięte za:

12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do świadczenia chorobowego lub
pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia, gdy trwało ono krócej niż rok.

Za okres nieprzerwanego ubezpieczenia uznaje się także bezpośrednio następujące po sobie kolejne okresy podlegania w danym zakładzie ubezpieczeniu chorobowemu z tego samego tytułu (np. kolejne umowy o pracę zawarte z tym samym podmiotem).

W tym miejscu podkreślmy, że podstawy wymiaru zasiłku/wynagrodzenia za chorobę nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe. A zatem przykładowo jeśli pracownik zachorował w styczniu 2017 r., a później jeszcze w kwietniu, to podstawa kwietniowej należności chorobowej powinna być taka sama jak tej styczniowej.

Poniższa tabela prezentuje, jakie składniki wlicza się do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, a jakie nie.

Składniki wchodzące do podstawy świadczeń chorobowych

Składniki podlegające wyłączeniu z podstawy wymiaru świadczeń chorobowych

Ozusowane składniki wynagrodzenia, pomniejszane za okresy pobierania świadczeń chorobowych (np. wynagrodzenie zasadnicze, premie regulaminowe zmniejszane za czas niedyspozycji zdrowotnej, wynagrodzenie za nadgodziny, dodatki za pracę w nocy, wynagrodzenie urlopowe).

W razie braku w wewnątrzzakładowych przepisach płacowych postanowień o zachowywaniu prawa do danego składnika pensji za dni pobierania świadczenia chorobowego uznaje się, że nie jest on należny za te dni i należy włączać go do podstawy wymiaru tych świadczeń (pod warunkiem, że w istocie nie jest on wypłacany za okresy nieobecności w pracy).

Składniki niestanowiące podstawy wymiaru składki chorobowej (np. ekwiwalent za pranie odzieży roboczej)

Składniki pensji, do których zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu pracownik zachowuje prawo w okresie niezdolności do pracy i które są wypłacane za okresy pobierania świadczeń chorobowych (np. nagrody i premie niepomniejszane za czas absencji chorobowej)

Składniki, na których przyznanie i wypłatę nieobecność uprawniająca do świadczenia chorobowego nie ma żadnego wpływu (mimo pobierania zasiłku pracownik dany składnik wynagrodzenia otrzymuje), np. jednorazowe zasiłki na zagospodarowanie, wartość szczepień ochronnych pracowników, finansowanych przez pracodawcę

Elementy płacy nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, wypłacane bez względu na nieobecność w pracy, jeżeli wypłata jest dokonywana zarówno za okres wykonywania pracy, jak i za okres otrzymywania świadczenia z ubezpieczenia społecznego (np. prowizje wypłacane wszystkim w tej samej wysokości po uzyskaniu przez całą firmę wyznaczonego progu rentowności)

Składniki przysługujące w myśl umowy o pracę lub aktu wewnątrzzakładowego, tylko do określonego terminu (dotyczy to podstawy wymiaru świadczenia chorobowego należnego za okres po tym terminie), np. dodatek funkcyjny należny tylko do określonego terminu

Nierzadko zdarza się, że zakładowe akty normatywne nic nie mówią o tym, czy konkretny element płacowy jest bądź nie jest zmniejszany za okresy otrzymywania świadczeń chorobowych i pojawiają się wątpliwości jak ustalić podstawę zasiłkową. W takich okolicznościach, jeśli pracodawca jest w stanie udokumentować, że wypłaca konkretny składnik pensji również za okres pobierania należności z ubezpieczenia społecznego, mimo że nie zawarł tej zasady w umowie o pracę lub przepisach dotyczących spraw płacowych, wówczas składnika tego nie uwzględnia się przy kalkulowaniu świadczeń chorobowych.

Uzupełnienie składników przyjmowanych do podstawy świadczenia chorobowego, gdy wskutek usprawiedliwionych nieobecności w pracy pracownik nie osiągnął wynagrodzenia lub osiągnął je w wysokości odpowiednio pomniejszonej

Celem uzupełnienia płacy uwzględnianej w podstawie świadczeń chorobowych jest skalkulowanie takiej jej wysokości, którą pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy.

Uzupełnieniu podlegają zarówno składniki o charakterze stałym (np. płaca zasadnicza) jak i zmiennym (np. zmienna premia regulaminowa).

Składnik określony w stałej miesięcznej wysokości uzupełnia się poprzez przyjęcie jego kwoty zapisanej w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy.

Przy płacy określonej stawką godzinową uzupełnienie polega na pomnożeniu wskazanej w umowie o pracę stawki przysługującej za godzinę pracy przez liczbę godzin, jaką pracownik zobowiązany był przepracować w danym miesiącu (np. zgodnie z grafikiem).

Składniki zmienne uzupełnia się zasadniczo w dwojaki sposób.

W przypadku gdy zatrudniony świadczył w danym miesiącu pracę choćby 1 dzień, wówczas uzupełnienie sprowadza się do podzielenia naliczonego składnika (pomniejszonego o składki społeczne finansowane przez zatrudnionego) przez liczbę dni faktycznie przepracowane, a następnie pomnożenie otrzymanego wyniku przez liczbę dni, które pracownik miał nominalnie do przepracowania w danym miesiącu.

Inny sposób uzupełniania obowiązuje w sytuacji, w której podwładny nie osiągnął żadnego wynagrodzenia z uwagi na nabycie prawa do świadczenia chorobowego pierwszego dnia po powrocie z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego trwającego przez cały okres, z którego ustala się podstawę zasiłkową. W takich okolicznościach uzupełnienie polega na przyjęciu kwoty składników wynagrodzenia o charakterze zmiennym w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje świadczenie chorobowe.

Jeżeli pracownik ma wypłacane zarówno stałe jak i zmienne składniki, wówczas pensję za dany miesiąc uzupełnia się według reguł odpowiednich do danego rodzaju płacy. Osobno trzeba więc uzupełnić wynagrodzenie stałe i osobno płacę zmienną.

W kontekście omawianego uzupełniania należy pamiętać, że:

dni, w których pracownik był nieobecny w pracy z powodu korzystania z urlopu wypoczynkowego, lub inne dni nieobecności w pracy, za które zachował prawo do wynagrodzenia (np. 2 dni opieki nad dzieckiem, o których mówi art. 188 Kodeksu pracy, urlop okolicznościowy), są traktowane na równi z dniami przepracowanymi,
uzupełnienia nigdy nie dokonujemy w przypadku dni nieusprawiedliwionej nieobecności oraz w odniesieniu do dodatków za pracę w porze nocnej, normalnego wynagrodzenia i dodatków za pracę ponadnormatywną oraz składników pensji pomniejszanych za czas otrzymywania świadczeń chorobowych w sposób inny niż proporcjonalny (np. kwotowo lub procentowo),
uzupełnieniu nie podlega płaca w miesiącu, w którym pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy (taki miesiąc jest pomijany przy wyliczeniach świadczeń chorobowych) – pamiętajmy, że jeśli pracownik nie wypracowuje połowy nominalnego czasu pracy przez wszystkie miesiące uwzględniane w bazie obliczeniowej należności chorobowych, wówczas uzupełnia się każdy miesiąc.

Wyznaczenie przeciętnej podstawy wyliczeń poprzez zsumowanie podstaw z poszczególnych miesięcy i podzielenie ich sumy przez liczbę miesięcy, które uwzględnia się przy obliczaniu świadczenia chorobowego

Do podstawy wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z ubezpieczenia społecznego należnych w razie choroby lub macierzyństwa wchodzą:

składniki za okresy miesięczne – w kwocie wypłaconej pracownikowi za poszczególne miesiące, z których buduje się podstawę wymiaru świadczenia chorobowego,
składniki kwartalne – w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za 4 kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (zasada ta obowiązuje nawet wówczas, gdy w danym kwartale podwładny pracował przez mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy oraz gdy za niektóre z wymienionych kwartałów pracownik nie otrzymał składnika kwartalnego, przy czym przyczyna jego nieprzyznania pozostaje w tej sytuacji bez znaczenia),
składniki za okresy półroczne – w wysokości 1/12 kwot wypłaconych za dwa półrocza poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy,
składniki za okresy roczne – w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Zaznaczmy, że podstawa wymiaru wynagrodzenia za chorobę i zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego, przysługujących pracownikom pełnoetatowym, nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia. W 2017 r. najniższa podstawa „chorobówki” przy pełnym etacie wynosi 1725,80 zł (2000 zł – 13,71% x 2000 zł).

Dla pracowników pracujących na część etatu, najniższa podstawa wymiaru świadczeń chorobowych jest zmniejszana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Minimalna podstawa świadczeń chorobowych 2017

Obliczenie dniówki świadczenia chorobowego

W tym celu trzeba dokonać przeliczenia wg wzoru:

przeciętna podstawa świadczenia x stawka procentowa świadczenia chorobowego : 30

Poniżej znajdują się linki, pod którymi odnajdziemy:

Pomnożenie wyliczonej dniówki przez liczbę dni, za które należne jest świadczenie chorobowe

Świadczenie chorobowe nalicza się za każdy dzień absencji w pracy spowodowanej zdarzeniem uprawniającym do otrzymania ww. świadczenia (nie wyłączając dni wolnych od pracy takich jak np. święta i niedziele).

Przykład

Pracownik zatrudniony na cały etat ma wypłacane co miesiąc stałe wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3000 zł brutto oraz zmienne premie regulaminowe, pomniejszane w sposób proporcjonalny za każdy dzień pobierania świadczeń chorobowych. W grudniu 2016 r. chorował on przez 5 dni robocze. Biorąc pod uwagę fakt, iż premia za grudzień wyniosła 490,91 zł (po pomniejszeniu o składki ZUS), uzupełnienie grudniowej pensji uwzględnianej w podstawie świadczeń chorobowych powinno wyglądać jak niżej:

(3000 zł stałej pensji – 13,71% x 3000 zł) + (490,91 zł : 16 dni pracy x 21 dni nominalnie do przepracowania w grudniu) = 2588,70 zł + 644,32 zł = 3233,02 zł.

Pracownik po raz kolejny chorował w kwietniu 2017 r. przez 3 dni. Podstawę wymiaru przysługującego z tego tytułu wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od kwietnia 2016 r. do marca 2017 r., które po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenie społeczne wyniosło 3.351,33 zł. W opisanych okolicznościach należność za kwietniową niedyspozycję zdrowotną powinna wynieść 268,11 zł, zgodnie z wyliczeniem:

3.351,33 zł × 80% : 30 = 89,37 zł (stawka dzienna),

89,37 zł × 3 dni choroby = 268,11 zł.